Секретарь-помощник руководителя

Приглашаются: Сотрудники секретариата, секретари-референты. Офис-менеджеры, администраторы. Руководитель секретариата, помощник руководителя, персональные ассистенты. В ходе мероприятия Вы получите: Умения и навыки информационно-аналитической и организационно-административной поддержки деятельности руководителя организации. Ведение конфиденциального делопроизводства. Обсудите вопросы норм и правил делового этикета. Умения и навыки реализации организационного обеспечения деятельности организации. Правила работы с посетителями. Офисное гостеприимство. В стоимость мероприятия входит: Комплект авторских материалов. Удостоверение о повышении квалификации в объёме 21 час Формат обучения: Очное с присутствием в центре повышения квалификации в г. Санкт-Петербург Программа курса: Секретарь — помощник руководителя в структуре организации. Профессиональные компетенции, управленческие навыки, направления развития Основные задачи, должностные функции и компетенции. Необходимые профессиональные знания, умения и навыки. Деловые и личностные характеристики современного секретаря. Профессиональный стандарт секретаря: порядок применения в работе и использование для построения своей карьеры. Роль секретаря — помощника руководителя в организации рабочего процесса на предприятии. Виды и методы оперативного планирования. Имидж секретаря, соответствующий имиджу организации. Техническое оснащение и организация рабочего места в приемной. Построение эффективной работы руководителя и секретаря за счет участия в планировании, рациональном распределении рабочего времени руководителя и расстановки приоритетов. Организация работы с личными поручениями руководителя. Правила хранения конфиденциальной информации. Контроль исполнения поручений руководителя Организация телефонных переговоров и видеоконференций руководителя. Организация командировок руководителя. Организация работы в приёмной с посетителями и гостями Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителе и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками. Ведение журнала записи посетителей. Учет посетителей и оформление пропусков. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей. Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации. Организация и бронирование переговорных комнат. Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе. Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки). Планирование телефонных переговоров и их проведение. Документирование результатов личного приема. Основные правила делопроизводства Нормативно-правовая база делопроизводства. Регламенты для работы службы. Стандарт ведения делопроизводства ГОСТ 7.0.97-2016 с 01.07.2018 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Требования к оформлению документов. Бланки документов. Схема движения документов. Назначение и подготовка документов различных систем документации: организационные документы; распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения, протоколы); деловая переписка как средство обеспечения внешнего взаимодействия; культура делового письма; оформление деловых писем и их разновидности; документы внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные записки, заявки); особенности оформления и организации работы с договорной документацией. Кейс: составление организационных документов. Построение эффективного документооборота в организации Способы и организация приема и отправки документов. Оптимальные маршруты движения документов в организации. Формы регистрации документов. Отличие регистрации от учета документов. Организация контроля исполнения документов и поручений. Минимизация рисков и повышения эффективности в работе с документами. Построение внутреннего электронного документооборота. Проблемы системы электронного документооборота. Как выбрать СЭД. Примеры систем. Подготовка и проведение деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций) Организация переговоров и деловых приемов. Протокол деловых встреч и переговоров. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий. Технология общения с иностранными партнерами: программа пребывания иностранной делегации. Подготовка помещения для проведения переговоров, встреча в аэропорту, рассадка в автомобиле, размещение в гостинице. Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя. Приказ о служебной командировке, служебное задание. Подготовка и порядок проведения коллегиальных мероприятий. Оперативные совещания. Документирование решений коллегиальных мероприятия. Деловая переписка Виды деловых писем. Стиль и структура делового письма. Основные принципы составления деловых писем. Шаблоны и стандарты оформления деловых писем. Особенности оформления писем с государственными органами власти и управления. Особенности деловой корпоративной переписки. Внутрикорпоративная переписка. Типичные ошибки в деловой корреспонденции. Культура делового общения и этикет Деловой этикет и имидж компании: значение для профессиональной деятельности. Корпоративный стиль. Визитная карточка: виды, оформление, использование в деловой сфере. Приветствие, представление, прощание. Этикет руководителя и подчиненного. Этикет и конфиденциальность. Телефонные переговоры: подготовка к разговору, техника ведения. Специфика телефонного делового общения. Управление временем в беседе с абонентом. Особенности межличностной коммуникации. Речевой этикет и культура деловой речи. Способы и приемы вступления в контакт. Правила ведения деловых бесед. Техники, позволяющие «разговорить» собеседника, закончить разговор. Управление конфликтами. Приёмы поведения в конфликте. Роль подарка в деловом общении. Поздравление деловых партнеров.